Cos’è la “Collaboration” ?

Collaboration word cloud

Spazi di lavoro collaborativi, dispositivi abilitanti, soluzioni integrate … sempre più spesso vediamo il termine “Collaboration” venire abbinato a prodotti hardware e software, che hanno il compito di facilitare la condivisione delle informazioni tra le persone. Questo presuppone che, prima ancora di saper utilizzare questi strumenti, le persone abbiano l’attitudine a lavorare in team. Vediamo quindi qual è il vero significato di “Collaboration” abbinato all’aspetto tecnologico e come questo può essere declinato in azienda.

Collaborazione 2 persone con display interattivi Avocor
La Collaboration è una modalità lavorativa per mezzo della quale più individui lavorano insieme con uno scopo comune, al fine di ottenere dei benefici negli affari di cui si occupa l’azienda per cui operano.

La Collaboration permette agli individui di lavorare insieme per raggiungere un obiettivo di business definito e comune, essa esiste in due forme:
Sincrona, dove ciascuno interagisce in tempo reale, come avviene nelle videoconferenze, attraverso messaggi istantanei o via Skype for Business, ecc. e
Asincrona, dove l’interazione può essere spostata nel tempo; cioè quando carichiamo documenti o annotazioni in uno spazio di lavoro condiviso o ad esempio, quando contribuiamo ad una wiki.

Gli spazi di lavoro condivisi rappresentano senza dubbio, più di ogni altro strumento, quello che dovrebbe essere uno spazio di lavoro collaborativo. Alcuni esempi sono i file-server con cartelle condivise anche “nel cloud”, Google-docs, Microsoft SharePoint, ecc. dove l’applicazione mi permette di tenere traccia delle versioni dei file ad ogni modifica effettuata e di ispezionare, revisionare e verificare le informazioni. Le wiki sono forse lo strumento di Collaboration più noto, ma maggiormente indirizzato alla costruzione di enciclopedie e manualistica; permettono ad un utente di creare, modificare e riorganizzare liberamente le istruzioni tramite un browser web, quindi hanno il grande vantaggio di ottenere enormi acquisizioni di informazioni, però con l’inconveniente che queste potrebbero non essere corrette.

Da un punto di vista concettuale la Collaboration richiede:
Consapevolezza – Perché diventiamo parte di un’entità lavorativa con uno scopo condiviso
Motivazione – Perché vogliamo ottenere consenso nella risoluzione dei problemi o nella attività di sviluppo
Auto-sincronizzazione – Perché decidiamo come individui quando le cose devono accadere
Partecipazione – Perché partecipiamo nella collaborazione e ci aspettiamo collaborazione
Meditazione – Perché negoziamo e collaboriamo insieme per trovare un punto d’incontro
Reciprocità – Perché condividiamo e ci aspettiamo condivisione attraverso la reciprocità
Riflessione – Perché pensiamo e consideriamo alternative
Coinvolgimento – Perché coinvolgiamo attivamente, anziché aspettare e vedere cosa succede

La Collaboration si affida ad un atteggiamento di apertura e condivisione delle conoscenze da parte delle persone, ma soprattutto necessita di una precisa focalizzazione e responsabilità da parte delle organizzazioni di business che l’adottano nei loro ambienti di lavoro. E’ fondamentale stabilire una governance aziendale che trasmetta questi concetti e che indirizzi alla creazione degli spazi di lavoro con le tecnologie corrette, senza trascurare la responsabilità di acquisire il risultato che emerge dallo sforzo collaborativo.

Grazie alla possibilità di creare infinite annotazioni su una lavagna bianca virtuale o al di sopra di qualsiasi tipo di documento e contenuto o al poter modificare documenti apportando contributi, le applicazioni software per la Collaboration possono avere un numero variabile di funzionalità alcune più utili alla formazione, altre più indirizzate al business.
Gli strumenti fisici ideali per eseguire e utilizzare queste applicazioni sono i display interattivi, i proiettori interattivi, le soluzioni di presentazione wireless, le tecnologie di ripresa video e del suono ma soprattutto la capacità e la competenza di chi integra tutte queste tecnologie, per farle funzionare in modo fluido e con un’interfaccia semplice e immediata per l’utilizzatore.

Quindi prima ancora di decidere quanti pollici dovrà avere il display interattivo della vostra Collaboration room, sarebbe importante analizzare con l’aiuto di un consulente qualificato, quali sono le vostre attuali modalità di lavoro e quali sono gli obiettivi che volete ottenere.

Le tecnologie di Collaboration non devono essere considerate come un accessorio o un complemento d’arredo della sala riunioni, bensì come l’infrastruttura che ospita e aumenta la produttività dell’attività decisionale e creativa dei vostri manager.

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