Quando le dimensioni contano

Bindelle incrociate

Negli ultimi anni la modalità di comunicare durante una riunione di lavoro è cambiata drasticamente, infatti la tendenza ad essere maggiormente collaborativi e meno formali nelle presentazioni ha acceso l’esigenza di utilizzare display digitali di grande formato in ambienti come sale riunioni di dimensioni piccole e medie, sale conferenze, aule didattiche e altri luoghi destinati ad incontrarsi per lavorare in gruppo.
Prima di descrivere quanto dovrebbe essere preso in considerazione per l’allestimento visuale di questi ambienti, forse è meglio trattare brevemente il tema del budget e dei costi, infatti la tendenza tipica di chi deve equipaggiare le sale riunioni in un’azienda è quella di cercare di contenere al massimo i costi. Inoltre vi è (a volte purtroppo) un’altra tendenza, che è quella di standardizzare questi ambienti con i medesimi dispositivi cercando una sorta di “kit che vada bene per tutto”, sia essa una sala di 3×3 o 6×4 metri.

E’ semplice comprendere che, se in una sala riunioni ci sono 6-8 persone che stanno lavorando e collaborando e 2 di loro non riescono a leggere ed interpretare quello che viene visualizzato sul display, probabilmente questo meeting sarà meno efficace rispetto ad uno simile dove tutti riescono a vedere e leggere chiaramente sul display le informazioni visualizzate. Se in una riunione vi capita di sentire qualcuno che dice continuamente “non riesco a leggerlo, è troppo piccolo” o “cosa c’è scritto lì?” oppure “puoi lasciarlo sullo schermo ancora per un po’? faccio fatica a leggere …”, bene in questo caso significa che avrebbe avuto senso spendere un pochino di più per avere un display di dimensioni maggiori in cambio di maggiore produttività dei partecipanti alle riunioni. Qualunque direttore commerciale, manager o imprenditore non avrebbe nulla in contrario e capirebbe al volo il senso di questo piccolo esempio.

Se parliamo di display (monitor professionali), dal punto di vista dei costi l’incremento è irrisorio fino a quando aumentiamo la dimensione di una taglia o due; diventa invece più importante quanto raggiungiamo dimensioni ragguardevoli che superano i 70” di diagonale.

Sfortunatamente, ad eccezion fatta per le sale riunioni di piccole e medie dimensioni (vedi la tabella più giù), se volete lavorare correttamente e in maniera produttiva avrete bisogno di una dimensione superiore, rispetto a quella di un monitor LCD da 70”. E’ vero che in passato molte videoproiezioni non superavano i 60”/80” di diagonale, però è anche vero che quelle visualizzazioni erano specificatamente a supporto di presentazioni, mentre le più attuali riunioni collaborative sono tutt’altra cosa e richiedono visualizzazioni molto più esigenti.

Proiettore con lente ultra-corta in una sala riunioni

La regola del 4/6/8 dice che uno dei metodi più semplici di dimensionamento del display per equipaggiare una sala riunioni è quello di scegliere un monitor o uno schermo, per il quale la distanza massima di visione sia 4, 6 o 8 volte la sua altezza, in base al corrispondente numero di partecipanti. Questa massima distanza però risulta già essere inappropriata se il numero di partecipanti è 4, infatti la visualizzazione di alcuni documenti risulterebbe illeggibile (fogli di Excel, PDF, ecc.).

Piuttosto è importante considerare un’altra regola chiamata “Visibilità Equivalente”, secondo la quale tutti i partecipanti devono poter leggere un documento visualizzato con font di dimensioni standard e con la medesima esperienza visiva, normalmente fruita dal monitor del computer normalmente utilizzato dalla propria scrivania. Da un punto di vista meramente pratico i responsabili acquisti IT e AV si ritroveranno nella situazione dove solo per le sale riunioni più piccole potrà essere sufficiente installare il classico monitor da 55” (da € 1.500 a € 3.000 IVA esclusa in base alle caratteristiche). I proiettori diventano quindi la scelta più corretta per le sale riunioni di medie e grandi dimensioni, dove il numero di partecipanti ed il tipo di riunione collaborativa, richiede uno strumento di visualizzazione in grado di rendere leggibile le informazioni da parte dei partecipanti spettatori.

Vediamo ora cosa prendere in considerazione quando dobbiamo equipaggiare una sala riunioni moderna dove le persone lavorano in modalità collaborativa. Il “problema” delle riunioni collaborative è che troppo spesso le persone sono talmente distanti dall’immagine visualizzata, per poter leggere comodamente e senza sforzi le informazioni che vengono trattate durante la riunione. Pensate al caso tipico del capo che si siede nel punto più distante per avere una visuale completa del suo team, ma che non riesce a leggere quello che viene visualizzato …

Ecco come funziona la regola della “Visibilità Equivalente”:
Se siete in grado di leggere una font da 11 punti su un monitor di 21” ad una distanza di 70 cm. (situazione tipica), vorrete sicuramente ottenere il medesimo livello di leggibilità, in qualunque ambiente da qualunque distanza di visione. Dunque, se vi sedete ad una distanza 4 volte superiore ai 70 cm. (2,80 m.), il vostro display dovrà essere 4 volte la dimensione in altezza e larghezza del monitor da 21”, quindi dovrà avere una diagonale di 84”. E’ facile immaginare come in ambienti di maggiori dimensioni sia assolutamente necessario utilizzare immagini più grandi.

La tabella seguente permette una comprensione più facile di questo concetto e può essere utilizzata come guida nella fase di progettazione della parte visuale della vostra sala riunioni. Le aree verdi rappresentano la dimensione di schermo, rapportare alle distanze sulla sinistra. La barra verde più in basso è appena sufficiente mentre quella più in alto offre molta più leggibilità di quella necessaria allo spettatore seduto a quella distanza. Le barre blu più sopra indicano le dimensioni di schermi, che relativamente alle distanze specificate e alla dimensione della font da leggere, saranno leggermente maggiori rispetto a quel font da 11 punti a 70 cm. … E’ semplice intuire che le aree evidenziate nei colori giallo e rosso indicano dimensioni di display troppo piccole per ottenere una reale leggibilità da parte di tutti i partecipanti.

Clicca sulla tabella per scaricare il PDF

Pensate quanto grande dovrebbe essere il vostro display, se le persone fossero sedute fino a 4,5/5,5 metri di distanza dall’immagine: ben 150” di diagonale! Parliamo di uno schermo di quasi 2 metri di altezza !!
Difficile dire quale tecnologia sia la migliore: monitor o videoproiettori? Sia che volgiate seguire la regola del 4/6/8 o la più semplice ed immediata della Visibilità Equivalente, da un punto di vista economico nella maggior parte dei casi i proiettori sono ancora la scelta migliore. I monitor professionali appena oltre i 70” di diagonale si attestano intorno a € 5.000 IVA esclusa con un aumento sensibile al salire della dimensione.

Una veloce ricerca sul web mostra che un TV LCD da 84”/86” (non monitor professionale) viene circa € 8.000 IVA inclusa, però è un TV consumer che implica il pagamento del canone annuale RAI per le aziende, enti e luoghi pubblici (circa da € 200 a € 6.700 in base alla categoria). Non è semplice trovare un TV LCD o Monitor professionale superiore ai 100”, ma in quel caso c’è da chiedersi se si vuole veramente acquistare qualcosa che costi come una Tesla o una BMW serie 7. Per restare con i piedi per terra considerate che un monitor professionale da 98” di Philips oggi costa circa € 18.000 IVA esclusa.

Considerate l’alternativa: per meno di € 3.000 / € 3.500 IVA esclusa potete avere nella vostra sala riunioni o spazio collaborativo, il top di gamma dei videoproiettori a lampada in grado di generare ben 100” di immagine interattiva su una lavagna bianca speciale dove ci potete anche scrivere. Se non avete necessità di interazione completa potete proiettare un’immagine di dimensione fino a 120” di diagonale con la quale potete interagire wireless anche attraverso uno smartphone o un tablet con costi che non superano € 2.000 / € 2.500 IVA esclusa. Per budget più contenuti oggi è possibile dotare una sala riunioni di una soluzione di proiezione con schermo da 100”, per un costo totale che va da € 1.000 a € 1.500 IVA esclusa inclusa la staffa a soffitto o a parete.

Se il vostro budget vi permette di spendere qualche Euro in più, allora scegliete un proiettore a lente ultra corta con tecnologia Laser e uno schermo ALR. A questo punto avrete un display fisso con costi di esercizio e manutenzione simili a quelli di un monitor, in grado di offrire un’immagine brillante e luminosa anche in sale molto illuminate, ma ad un terzo del prezzo di un monitor da 98”.

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